Privacy

Poëzie-Centraal hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Poëziecentrum houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor die zijn verstrekt, die doelen en het soort persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij ie nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Vooraf willen we al duidelijk maken dat je op elk moment recht hebt op inzage, wijziging of verwijdering van je persoonsgegevens  die  wij verzamelen, als daar een gegronde reden voor is. 

Als Poëzie-Centraal zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Als je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wil  opnemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Poëziecentrum vzw | Vrijdagmarkt 36, 9000 Gent
E contact@poeziecentrum.be
T 09 225 22 25

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Je persoonsgegevens worden door Poëzie-Centraal verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om je te contacteren in het geval er problemen zijn met je account en/of de auteursprofielen die jij beheert;
• Om je vragen te beantwoorden en hulp te verschaffen bij het invullen van een auteursprofiel als dat nodig moest blijken.
   
• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van onze website. Let wel, je gegevens worden anoniem verwerkt, dus in principe is hier geen sprake van persoonlijke gegevens. Ook via Google Analystics, de website die wij gebruiken om de activiteit op onze website te monitorren, wordt je IP-adres afgeschermd: we zien dus wat er gebeurt op onze website, op welke items wordt geklikt, maar kunnen nooit zien door welke gebruiker.
   

Welke gegevens verzamelen wij

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen (en opslagen/ verzamelen/ verwerken):

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, (eventueel) instantie waar je werkzaam bent (in het geval van literaire organisaties/ uitgevers/ …);

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden (nooit commercieel). Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Wij verstrekken je gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden. Met bovenstaande partijen (verwerkers) maken wij daarin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. 

Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval moeten wij medewerking verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als je ons daar expliciet (schriftelijk) toestemming voor geeft. Je hebt het recht die toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn van je gegevens

Poëzie-Centraal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor we ze bijhouden, tenzij de periode voor het bijhouden van gegevens wettelijk bepaald is (bijvoorbeeld voor onze boekhouding). 
De standaardperiode bij ons is vijf jaar. Voor gegevens van auteurs, uitgevers en literaire organisaties is dat tien jaar. Na afloop van die periode kunnen we je opnieuw contacteren om toestemming te vagen voor de verdere verwerking van je gegevens. Je kan ons op elk moment vragen om je persoonsgegevens al sneller te verwijderen uit ons systeem. 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Poëziecentrum toegang hebben tot jouw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, ook deze back-ups zijn beveiligd;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
   

Jouw rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Je kan ons daaromtrent contacteren via contact@poeziecentrum.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.
Als het ons nodig lijkt, kunnen wij je vragen om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen, om je identiteit te controleren. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. 

Je  kunt ook bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door ons of door één van onze verwerkers. 
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Bijvoorbeeld als auteur wil je dat een bepaalde uitgeverij of literaire organisatie jouw gegevens krijgt, opdat die jou kan contacteren voor een evenement o.i.d.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan bovengenoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je om daarover direct contact met ons op te nemen via e-mail of telefonisch op het nummer 09 225 22 25.  Als je dat nodig lijkt, heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy disclaimer

Poëzie-Centraal kan zijn privacyverklaring wijzigen. Deze wijziging zullen we aankondigen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 6/11/2018. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen.